Как автоматизировать заказ и приёмку товара в Битрикс24: сокращаем процесс с двух дней до 20 минут

Как сократить заказ и приёмку товара с двух дней до 20 минут

Во многих компаниях процесс закупки товара выглядит привычно: сотрудник пишет сообщение в рабочий чат, руководитель согласовывает запрос, бухгалтерия проверяет бюджет, а снабженец вручную переносит информацию в таблицу.

Формально процесс работает.

Но на практике одна заявка может согласовываться несколько дней, информация теряется в переписках, заказы дублируются, а руководитель не понимает, на каком этапе находится конкретная поставка.

Разберём на обезличенном примере, как можно перенести заказ, согласование и приёмку товара в Битрикс24 и выстроить единый управляемый процесс.

Как закупки работали до автоматизации

Представим типовую компанию, в которой закупки долгое время велись вручную.

Когда сотруднику требовался товар, он писал сообщение в рабочий чат.

Затем начиналась цепочка уточнений:

• какой именно товар нужен;
• в каком количестве;
• на какую сумму;
• у какого поставщика;
• к какому сроку;
• из какого бюджета оплачивать закупку.

Руководитель проверял заявку и давал согласование.

Бухгалтерия уточняла наличие бюджета.

Снабженец вручную переносил информацию в таблицу, связывался с поставщиком и контролировал доставку.

После прибытия товара сотрудник склада сверял позиции с документами и передавал информацию о приёмке обратно в чат.

Если обнаруживались недостача, брак или расхождение по количеству, приходилось отдельно выяснять, кто отвечает за решение проблемы.

Какие проблемы возникали

Основная сложность заключалась не в самой закупке, а в количестве ручных действий и отсутствии единого маршрута.

Одна заявка могла согласовываться до двух рабочих дней.

Часть запросов возвращалась на доработку, потому что сотрудник забывал указать стоимость, количество, поставщика или требуемый срок.

Иногда одинаковый товар заказывали дважды, поскольку информация находилась в разных чатах и таблицах.

После оплаты было сложно быстро понять:

• отправил ли поставщик товар;
• когда ожидается доставка;
• кто контролирует заказ;
• полностью ли принята поставка;
• есть ли недостача или брак;
• где находятся документы;
• кто должен решить возникшее расхождение.

Руководителю приходилось запрашивать информацию у нескольких сотрудников и вручную собирать общую картину.

Почему обычной таблицы недостаточно

Таблица может хранить информацию, но сама по себе не управляет процессом.

Она не назначает ответственных, не контролирует сроки и не напоминает сотрудникам о просроченном согласовании.

Если данные не обновили вручную, руководитель видит устаревший статус.

Кроме того, таблица обычно не содержит полной истории действий:

• кто создал заявку;
• кто её согласовал;
• какие изменения вносились;
• почему заказ вернули на доработку;
• когда товар был отправлен;
• кто провёл приёмку;
• какие расхождения обнаружили.

В результате компания хранит часть информации в таблице, часть в чатах, часть в документах, а часть — в памяти сотрудников.

Что изменили в Битрикс24

Процесс заказа и приёмки товара перенесли в Битрикс24.

Для каждой закупки создаётся отдельная заявка с обязательными полями.

Сотрудник указывает:

• наименование товара;
• количество;
• предполагаемого поставщика;
• стоимость;
• желаемый срок поставки;
• комментарий;
• подразделение или проект;
• необходимые документы.

Обязательные поля не позволяют отправить неполную заявку.

Система сразу получает всю информацию, необходимую для дальнейшего согласования.

Как выглядит автоматизированный маршрут

После заполнения формы заявка автоматически проходит несколько этапов.

1. Создание заявки

Сотрудник заполняет карточку закупки и прикладывает документы, ссылки или коммерческие предложения.

Информация хранится в одном месте и не теряется в переписках.

2. Согласование руководителем

Руководитель получает уведомление и может:

• согласовать заявку;
• вернуть её на доработку;
• оставить комментарий;
• отклонить запрос.

Если решение не принято вовремя, система отправляет напоминание.

3. Проверка бюджета

После согласования руководителем заявка автоматически передаётся бухгалтерии или финансовому отделу.

Сотрудник проверяет бюджет и фиксирует результат в карточке процесса.

4. Передача в закупку

После финансового согласования ответственному сотруднику автоматически создаётся задача.

В ней уже есть наименование товара, количество, поставщик, стоимость, срок и необходимые документы.

Повторно переносить данные не нужно.

5. Контроль поставки

В карточке фиксируются дата заказа, плановый срок доставки, поставщик и текущий статус.

Если товар не прибывает вовремя, система уведомляет ответственного и руководителя.

6. Уведомление склада

Когда поставка приближается, сотрудник склада получает задачу на приёмку.

Он заранее видит, какой товар должен приехать, в каком количестве и по каким документам.

7. Приёмка товара

Во время приёмки сотрудник отмечает:

• фактическое количество;
• состояние товара;
• соответствие документам;
• наличие брака;
• наличие недостачи;
• комментарии и фотографии.

8. Работа с расхождениями

Если обнаружены недостача, повреждение или несоответствие, Битрикс24 автоматически создаёт отдельную задачу.

Назначается ответственный, устанавливается срок и сохраняется история решения проблемы.

9. Закрытие заявки

После успешной приёмки заявка переводится в статус «Завершено».

Документы, комментарии и результаты сохраняются в одной карточке.

Какие уведомления можно настроить

Чтобы процесс не зависел от памяти сотрудников, система автоматически напоминает о важных событиях.

Например:

• заявка ожидает согласования;
• финансовый отдел не дал ответ в установленный срок;
• товар должен быть отправлен поставщиком;
• приближается плановая дата доставки;
• поставка просрочена;
• склад должен провести приёмку;
• обнаружено расхождение;
• задача по браку или недостаче просрочена.

Руководителю не нужно вручную спрашивать статус каждой закупки.

Результаты автоматизации

После настройки процесса среднее время согласования заказа сократилось с двух рабочих дней до 20 минут.

Количество заявок, возвращаемых на доработку из-за неполных или некорректных данных, снизилось на 72%.

Приёмка одной поставки стала занимать около 15 минут вместо 45.

Количество просроченных заказов сократилось на 64%.

При этом сотрудники не стали работать интенсивнее.

Результат появился за счёт сокращения ручных операций, устранения повторного ввода данных и автоматического контроля сроков.

Если показатели относятся не к реальному проекту, на сайте лучше отметить, что это демонстрационный пример возможного результата. Фактический эффект зависит от объёма закупок и состояния процессов до автоматизации.

Что видит руководитель

После автоматизации руководитель получает единый отчёт по закупкам.

В нём можно увидеть:

• сколько заявок создано;
• сколько заявок ожидает согласования;
• общую сумму закупок;
• какие заказы уже согласованы;
• что находится в процессе закупки;
• какие товары ожидаются;
• что уже доставлено и принято;
• какие поставки просрочены;
• где выявлены брак или недостача;
• кто отвечает за каждый этап.

Все данные обновляются по мере движения процесса.

Не нужно собирать отчёт из таблиц, переписок и сообщений сотрудников.

Что изменилось для сотрудников

До автоматизации сотрудники тратили время на действия, которые не создавали ценности:

• повторно вводили данные;
• искали сообщения в чатах;
• уточняли статусы;
• вручную напоминали согласующим;
• сверяли несколько таблиц;
• выясняли, у кого находится документ;
• собирали отчёты.

После настройки процесса вся информация стала храниться в одной системе.

Сотрудники подключаются только там, где действительно требуется их участие:

• создать заявку;
• принять решение;
• провести закупку;
• проверить поставку;
• зафиксировать результат.

Какие закупочные процессы можно автоматизировать

Подобный сценарий подходит не только для заказа товаров.

В Битрикс24 можно автоматизировать:

• закупку расходных материалов;
• заказ оборудования;
• приобретение офисной техники;
• согласование подрядчиков;
• закупку комплектующих;
• заказ товаров для филиалов;
• внутренние заявки подразделений;
• согласование бюджета;
• контроль поставщиков;
• приёмку и фиксацию брака;
• возврат товара;
• хранение документов по закупкам.

Маршрут можно адаптировать под структуру конкретной компании, лимиты, подразделения и уровни согласования.

Почему автоматизация не должна усложнять процесс

Автоматизация работает только тогда, когда упрощает действия сотрудников.

Нет смысла переносить в Битрикс24 старый хаотичный процесс и добавлять к нему десятки ненужных полей.

Перед настройкой необходимо определить:

Кто создаёт заявку.

Какие данные обязательны.

Кто согласовывает закупку.

Когда требуется проверка бюджета.

Кто отвечает за заказ.

Как контролируется срок поставки.

Кто проводит приёмку.

Что происходит при браке или недостаче.

Какие показатели нужны руководителю.

После этого можно настроить понятный маршрут, в котором каждый участник видит только необходимые действия.

Что получает бизнес

Автоматизация закупок и приёмки товара помогает:

• ускорить согласование заявок;
• сократить количество ошибок;
• исключить дублирование заказов;
• контролировать сроки поставки;
• повысить прозрачность закупок;
• хранить документы в одном месте;
• фиксировать недостачу и брак;
• уменьшить зависимость от отдельных сотрудников;
• получать актуальную отчётность;
• сократить ручную работу.

Компания начинает управлять закупками как единым процессом, а не набором сообщений, таблиц и устных договорённостей.

Заключение

Смысл автоматизации заключается не в добавлении ещё одной программы.

Задача — убрать ручную передачу информации и сделать так, чтобы заявка сама проходила по понятному маршруту.

Сотрудник создаёт запрос.

Руководитель согласовывает.

Бухгалтерия проверяет бюджет.

Ответственный проводит закупку.

Склад принимает товар.

Система контролирует сроки, отправляет уведомления и сохраняет историю.

В результате процесс, который раньше занимал до двух рабочих дней, может проходить за 20 минут.

А сотрудники тратят время не на поиск информации и переписку, а на реальные решения.