Почему бизнесу не всегда нужен новый сотрудник: как автоматизация процессов помогает убрать лишнюю работу

Вам не всегда нужен ещё один сотрудник. Иногда нужно убрать лишнюю работу

Когда сотрудники перестают справляться с текущим объёмом задач, многие руководители приходят к очевидному решению: необходимо расширить штат.

Компания открывает вакансию, проводит собеседования, нанимает нового специалиста и начинает его обучение. Но спустя несколько месяцев может оказаться, что скорость работы почти не изменилась.

Сотрудники по-прежнему перегружены. Документы согласовываются медленно. Информация теряется между отделами. Отчёты собираются вручную. Клиенты ждут ответа.

Причина в том, что дополнительный сотрудник не исправляет плохо организованный процесс. Он просто становится ещё одним его участником.

Прежде чем увеличивать штат, стоит разобраться, на что команда тратит рабочее время и какие действия можно упростить или автоматизировать.

Почему увеличение штата не всегда решает проблему

Если в компании растёт количество клиентов, заказов или внутренних задач, нагрузка на сотрудников действительно увеличивается.

Однако высокая занятость команды не всегда связана с полезной работой.

Значительная часть времени может уходить на повторяющиеся действия:

• перенос данных из сайта в CRM;
• копирование реквизитов в договоры и счета;
• поиск документов в почте и мессенджерах;
• ручное распределение заявок;
• контроль сроков через личные сообщения;
• уточнение статусов у коллег;
• сбор отчётов из нескольких таблиц;
• повторный ввод одной и той же информации в разные системы.

Новый сотрудник в такой ситуации не устраняет причину перегрузки. Он начинает выполнять те же ручные операции вместе с остальной командой.

Компания получает дополнительные расходы на подбор, обучение, заработную плату и рабочее место, но сохраняет прежний уровень хаоса.

Как понять, что проблема находится в процессах

Перед открытием новой вакансии полезно проанализировать текущую работу отдела.

На проблемы в организации процессов могут указывать следующие признаки:

• сотрудники постоянно уточняют статусы задач друг у друга;
• одни и те же данные заносятся в несколько программ;
• отчёты для руководителя собираются вручную;
• документы теряются в чатах и электронной почте;
• согласования зависят от личных напоминаний;
• при отсутствии одного сотрудника часть работы останавливается;
• задачи выполняются с задержкой, хотя команда занята весь день;
• руководитель не видит актуальную картину без дополнительных вопросов.

Если такие ситуации происходят регулярно, компании может требоваться не новый сотрудник, а оптимизация внутренних процессов.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это настройка последовательности действий, при которой система самостоятельно выполняет часть рутинных операций.

Она может:

• создавать задачи;
• назначать ответственных;
• отправлять уведомления;
• контролировать сроки;
• передавать данные между системами;
• формировать документы;
• запускать согласования;
• фиксировать изменения;
• собирать отчёты.

Сотрудники подключаются только на тех этапах, где нужно принять решение, проверить информацию или выполнить профессиональную работу.

Таким образом, автоматизация не заменяет человека. Она освобождает его от механических действий.

Какие задачи можно автоматизировать

Приём и распределение заявок

Заявки с сайта, почты, телефонии и других источников могут автоматически попадать в CRM.

Система создаёт карточку клиента, фиксирует источник обращения и назначает ответственного менеджера.

Сотруднику не нужно вручную переносить данные из формы или переписки.

Постановка задач и контроль сроков

После появления новой заявки система может автоматически создать задачу на звонок.

Если менеджер не связался с клиентом вовремя, он получает напоминание, а руководитель видит просрочку.

Это снижает зависимость от памяти сотрудников.

Формирование документов

Данные из карточки клиента можно автоматически подставлять в договоры, счета и коммерческие предложения.

Это сокращает время подготовки документов и уменьшает количество ошибок.

Внутренние согласования

Счета, договоры, закупки, отпуска и другие заявки могут проходить по заранее настроенному маршруту.

Каждый участник получает уведомление, а инициатор видит текущий статус.

Не нужно вручную спрашивать, у кого находится документ и когда он будет согласован.

Сбор отчётности

Отчёты по продажам, задачам, обращениям и эффективности сотрудников можно формировать автоматически.

Руководитель получает актуальные данные без ручного объединения нескольких таблиц.

Что получает бизнес после автоматизации

Грамотно настроенная автоматизация помогает компании:

• сократить количество ручных действий;
• снизить число ошибок;
• ускорить обработку заявок;
• уменьшить сроки согласования;
• повысить прозрачность работы;
• сократить зависимость от отдельных сотрудников;
• увеличить объём обрабатываемых задач без расширения штата;
• освободить время команды для более важных задач.

При этом важно понимать: автоматизация не должна добавлять сотрудникам лишнюю работу.

Если система требует заполнять десятки ненужных полей и вручную дублировать информацию, значит процесс настроен неправильно.

Хорошая автоматизация делает работу проще.

Пример: отдел не справляется с заявками

Представим компанию, в которой менеджеры получают обращения с сайта, электронной почты и мессенджеров.

Каждую заявку сотрудники вручную переносят в таблицу. Затем назначают ответственного в рабочем чате и отдельно фиксируют результат звонка.

При увеличении количества обращений менеджеры перестают успевать.

Руководитель рассматривает возможность нанять ещё одного человека.

Но после настройки CRM процесс меняется:

Все заявки автоматически поступают в единую систему.

Ответственный назначается по заданному правилу.

Менеджеру создаётся задача на первый контакт.

История общения сохраняется в карточке клиента.

Просроченные обращения автоматически попадают в отчёт руководителя.

После разговора система создаёт следующий шаг.

В результате сотрудники тратят меньше времени на перенос информации и могут обрабатывать больше обращений.

Компания получает рост производительности без немедленного расширения штата.

Когда новый сотрудник действительно нужен

Автоматизация не означает, что бизнесу никогда не нужно нанимать людей.

Расширение команды необходимо, если:

• объём полезной работы объективно вырос;
• сотрудники работают с полной загрузкой после оптимизации процессов;
• компании требуются новые компетенции;
• увеличивается количество клиентов или направлений;
• автоматизировать задачу невозможно или нецелесообразно.

Главное — сначала убрать лишние действия, а уже потом оценивать реальную потребность в новых сотрудниках.

Иначе компания будет масштабировать неэффективность.

С чего начать оптимизацию процессов

Для начала не обязательно автоматизировать всю компанию.

Достаточно выбрать один процесс, в котором сотрудники теряют больше всего времени.

Например:

• обработка заявок;
• подготовка документов;
• согласование счетов;
• оформление закупок;
• приёмка товаров;
• сбор отчётов;
• передача задач между отделами.

Затем нужно описать:

Кто запускает процесс.

Какие этапы он проходит.

Кто отвечает за каждый этап.

Какие данные вводятся вручную.

Где чаще всего возникают задержки.

Какие действия можно выполнять автоматически.

Какой результат должен получить руководитель.

После этого процесс можно перенести в Битрикс24 или другую подходящую систему.

Заключение

Когда отдел не справляется с нагрузкой, новый сотрудник кажется самым простым решением.

Но если существующий процесс перегружен ручной работой, расширение штата может только увеличить расходы и сохранить прежние проблемы.

Перед наймом стоит проверить, сколько времени сотрудники тратят на копирование данных, поиск информации, ручные отчёты, согласования и повторяющиеся действия.

Возможно, компании не нужен ещё один человек.

Возможно, ей нужно убрать лишнюю работу.

Автоматизация бизнес-процессов помогает команде быстрее выполнять задачи, снижать количество ошибок и справляться с большим объёмом работы без постоянного увеличения штата.